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Leitfaden für betriebliches Gesundheitsmanagement – BGM

April 4, 2024
Managering für betriebliches Gesundheitsmanagement

Benefits rund um das Thema betriebliches Gesundheitsmanagement nehmen stetig an Wichtigkeit zu und das nicht nur bei der Gen Z. Gesundheit als Überthema zieht sich durch alle Generationen und beinhaltet sowohl die körperliche Gesundheit wie auch die mentale Gesundheit der Mitarbeitenden. Das Ziel der deutschen Unternehmen muss also darin bestehen, einen nachhaltigen Arbeitsplatz zu schaffen, an welchem Mitarbeitende effektiv und gleichzeitig gefahrenfrei arbeiten können. Dabei geht es nicht nur um die offensichtlichen Gefahren, wie Giftstoffe, schwere Produktionsteile oder enorme Temperaturen. Es geht eben auch um die Gefahren des Alltags, wie falsche Sitzposition am Schreibtisch oder Wassermangel. Bei psychischer Belastung sind die Gefahren noch viel unsichtbarer, da jeder Mensch unterschiedlich auf Einflüsse von außen, wie beispielsweise Stress, fehlende Wertschätzung oder Einsamkeit reagiert.

Ausgangslage für betriebliches Gesundheitsmanagement

Betriebliches Gesundheitsmanagement Definition

3 Säulen des betrieblichen Gesundheitsmanagements im Unternehmen

Betriebliches Gesundheitsmanagement – Maßnahmen

BGM Konzept

Digitales betriebliches Gesundheitsmanagement

Was kostet BGM und welche Förderungen gibt es?

Schlusswort

Ausgangslage für betriebliches Gesundheitsmanagement

Das Journal of Health Monitoring (2021) hat herausgefunden, dass 61,3% der Bevölkerung in den letzten 12 Monaten an Rückenschmerzen litten. 45,7% litten an Nackenschmerzen. Eine nicht ergonomische Sitzposition während der Arbeit ist sicherlich nicht der Hauptgrund, aber ein sehr großer Treiber, wenn man sich überlegt, dass man 8 Stunden am Tag in dieser Position verbringt. Erschreckend ist, dass sowohl Rücken- wie auch Nackenschmerzen schon in jungen Jahren zunimmt. In der Altersgruppe 18-29 leiden über 50% der Männer und Frauen an Rückenschmerzen.

Erkrankungen des Muskel-Skelettsystems ist seit Jahren ein häufiger Grund für Krankschreibungen. In den letzten Jahren, vor allem seit Corona, haben die psychischen Erkrankungen aber deutlich zugenommen und waren teilweise sogar für mehr Krankheitstage verantwortlich. 2012 waren Erwerbspersonen durchschnittlich 2,46 Tage mit einer psychischen Diagnose krankgeschrieben. 2022 waren es hingegen 3,33 Tage. Das ist eine enorme Steigerung und Unternehmen sollten ein Auge auf die psychische Gesundheit werfen.

Betriebliches Gesundheitsmanagement stellt somit für viele Unternehmen einen absoluten Wettbewerbsvorteil dar und gleichzeitig wurde erkannt, wie wichtig die Gesundheit der Mitarbeiter für die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens ist. Dennoch haben laut der IFBG Studie #whatsnext – Gesund arbeiten in der hybriden Arbeitswelt längst nicht alle Unternehmen ein erfolgreiches Gesundheitsmanagement umgesetzt.

Die Ansätze sind ebenso unterschiedlich wie die Unternehmen, die sie einsetzen. Eins haben sie aber alle gemeinsam: Die Mitarbeitenden stehen im Vordergrund! Schauen wir uns einmal an, was betriebliches Gesundheitsmanagement beinhalten kann und wie man es umsetzt.

Betriebliches Gesundheitsmanagement Definition

Das betriebliche Gesundheitsmanagement stellt einen ganzheitlichen Ansatz dar, der alle Prozesse zur Förderung der Gesundheit und des Wohlbefindens der Mitarbeitenden vereint. Das übergeordnete Ziel lautet, die Gesundheit der Mitarbeitenden nachhaltig zu verbessern und zu erhalten.

3 Säulen des betrieblichen Gesundheitsmanagements im Unternehmen

Hierbei dreht sich alles um Gesundheit von Mitarbeitenden. Aber erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement ist so viel mehr als nur der jährliche Gesundheitstag im Unternehmen. Laut Definition umfasst BGM drei Bereiche im Unternehmen: Arbeitsschutz und Gesundheitsschutz (AUG), Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) und Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF).

Die 3 Säulen des betrieblichen Gesundheitsmanagement

Arbeits- und Gesundheitsschutz

Jeder Arbeitgeber in Deutschland ist dazu verpflichtet, die gesetzlichen Regelungen zum Arbeitsschutz, die maßgeblich im Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) zu finden sind, umzusetzen und einzuhalten. Die Arbeit, die Arbeitsbedingungen sowie die Arbeitsstätte, müssen so gestaltet werden, dass Gefährdung für Leben und Gesundheit möglichst vermieden werden.

Der wichtigste Bestandteil des AUG ist die Gefährdungsbeurteilung. Wichtig ist jedoch, dass nicht nur die körperliche Unversehrtheit berücksichtigt wird, sondern auch die psychische. In den meisten Fällen wird diese Analyse von einer Fachkraft für Arbeitsschutz durchgeführt. Durch die Digitalisierung und die Entwicklung von künstlicher Intelligenz, ergeben sich hier jedoch neue Möglichkeiten. Diese digitalen Lösungen für die Gefährdungsbeurteilung bieten sich besonders für Mitarbeitende im Home-Office an. Grundsätzlich ist es egal, ob ein Unternehmen eine Person oder ein Gerät für die Durchführung nutzt. Das Ergebnis muss eine gesunde Belegschaft sein. 

Betriebliches Eingliederungsmanagement – BEM

Natürlich möchte kein Unternehmen, dass Mitarbeitende krank werden. Jedoch lässt sich das auch mit den besten Bemühungen nicht komplett vermeiden. Mitarbeitende die in bestimmten Fällen, die nicht vermieden werden konnten, doch krank werden und für längere Zeit ausfallen (mehr als 42 Tage innerhalb 12 Monaten) müssen nach der Rückkehr wieder eingegliedert werden. Gleichzeitig muss dafür gesorgt werden, dass diese Mitarbeitenden nicht zurück in die Arbeitsunfähigkeit fallen. Gerade bei psychischen Problemen aber auch bei Langzeitausfällen durch körperliche Beschwerden ist BEM enorm wichtig. 

Betriebliche Gesundheitsförderung – BGF

Die betriebliche Gesundheitsförderung ist zwar im Gegensatz zu den anderen beiden BGM-Säulen freiwillig, jedoch fast noch wichtiger, da die Maßnahmen individuell angepasst werden können. Arbeitgeber haben die Möglichkeit, das Thema Gesundheit im Unternehmen zu stärken, indem sie verschiedenste Maßnahmen anbieten. Grundsätzlich kann man sagen, diese Maßnahmen dienen der Verhaltensprävention und beugen Ausfällen vor. Dazu gehören beispielsweise Maßnahmen zur:

  •           Bewegung
  •           Ergonomie
  •           Ernährung
  •           Mentalen Gesundheit
  •           Suchtprävention

Manche Maßnahmen werden sogar gefördert oder von der Steuer befreit. Allgemein bieten diese Maßnahmen vor allem für den Mittelstand eine erhöhte Attraktivität als Arbeitgeber und einen Wettbewerbsvorteil im Kampf um Talente und bei der Mitarbeiterbindung.

Betriebliches Gesundheitsmanagement – Maßnahmen

Genau diese Maßnahmen, führen u Gesundheit und einer erhöhten Leistungsfähigkeit. Unternehmen sollten sich sehr genau überlegen, welche Maßnahmen zeitgemäß sind, effektiv sind und vor allem angenommen werden. Hier geht es auch darum, im Laufe der Zeit zu evaluieren und gegebenenfalls Anpassungen zu tätigen. Dafür muss genau festgelegt werden, welche Ziele die gesundheitsförderlichen Maßnahmen verfolgen sollen, welche Bedürfnisse Mitarbeitende haben und welcher Zeitraum für eine Evaluierung angesetzt wird. Dazu ist ein BGM Konzept notwendig, welchen individuell auf das Unternehmen angepasst ist.

Höhenverstellbare Tische für Mitarbeiter als BGM Maßnahme

BGM Konzept

Wie bei allem, was in Unternehmen eingeführt wird, sollte ein Konzept dahinterstehen. Ohne solches Konzept, neigen viele dazu, blind loszurennen und verlieren sich spätestens nach ein paar Wochen in Details oder geben auf. Dafür ist die Gesundheit definitiv zu wichtig.

Grundsätzlich gilt es in diesem Konzept zu beachten, dass man in mehrere Richtungen denken muss, um wirklich alle Bedürfnisse abzudecken. Das bedeutet, wir denken in Prävention und in Reaktion.

Prävention als Vorbeugung vor Ausfällen. Dabei richten sich die Maßnahmen an gesunde Mitarbeitende, um diese Gesundheit zu erhalten und sogar systematisch zu stärken. Dazu gehören vor allem gesundheitsförderliche Maßnahmen und Maßnahmen aus dem Arbeitsschutz. 

Reaktion oder reaktive Maßnahmen richten sich dagegen an Mitarbeitende, die krank oder abwesend sind, um Gesundheit wieder herzustellen. Dazu gehört beispielsweise das betriebliche Eingliederungsmanagement.  

Die 7 Schritte zu einem erfolgreichen BGM Konzept

Die Implementierung stellt viele Unternehmen vor eine Herausforderung. Einerseits wurden vielleicht schon Maßnahmen eingeführt, die in das neue Konzept übertragen werden müssen. Andererseits gibt es neue Bedürfnisse und Ziele, die abgedeckt werden müssen. Deshalb ist es sinnvoll, einem Plan zu folgen, um das Konzept strukturiert aufzubauen und langfristige und nachhaltige Gesundheit zu erreichen.

1. Bestandsaufnahme der Struktur

Der erste Schritt des Konzepts ist die Bestandsaufnahme der bisherigen Strukturen und Prozesse. Bevor Sie also beginnen Maßnahmen herauszusuchen, ist es wichtig, die bestehenden Maßnahmen, Prozesse und Strukturen zusammen zu fassen. Dabei können Sie sich an folgenden Fragen orientieren:

  • Welche Maßnahmen gibt es schon?
  • Wer ist für welche Maßnahmen verantwortlich?
  • Wie wurden Erfolge seither gemessen?

2. Ist-Analyse des Gesundheitsmanagements

In vielen anderen Modellen werden zuerst die Ziele definiert, bevor die Ist-Analyse durchgeführt wird. In diesem Modell werden die beiden Schritte vertauscht, da dieses Modell dem Ansatz folgt, dass zuerst die Informationsbeschaffung ansteht, bevor Ziele festgelegt werden können. Am Ende ist dies aber Ihnen überlassen, in welcher Reihenfolge Sie es durchführen.

Hierbei geht es um den Zustand, den Ihr Gesundheitsmanagement derzeit hat. Dabei geht es jetzt nicht mehr um die bestehenden Maßnahmen, sondern um harte Fakten zur Gesundheit der Mitarbeitenden. Dazu können Sie verschiedene Analyseverfahren als Quelle nutzen:

Quantitative Verfahren:

  • Daten aus ihrem HR-System, z.B. Fehlzeiten, Kündigungen, Krankheitstage, Unfälle
  • Daten aus Mitarbeiterbefragungen, z.B. Zufriedenheit, Wohlbefinden, Identifikation mit dem Unternehmen, Motivation
  • Daten aus der Gefährdungsbeurteilung, z.B. Stress, Wohlbefinden, Unfallrisiken, sonstige Gefahren

Qualitative Verfahren:

  • Arbeitsmedizinische Untersuchung, z.B. Beurteilung des Gesundheitszustands unter Auflage der ärztlichen Schweigepflicht
  • Einzelinterviews, z.B. im Zuge des betrieblichen Eingliederungsmanagements

3. Gesundheitszirkel bilden

In vielen Unternehmen ist es immer noch nicht 100% angekommen. Deshalb macht es für viele Unternehmen Sinn, dem Gesundheitsmanager oder der Gesundheitsmanagerin (falls es diese gibt) einen Expertenrat zur Seite zu stellen. Dies hat zwei Vorteile, die hier kurz erläutert werden.

Der erste Vorteil besteht darin, dass alle Zielgruppen gehört werden und Maßnahmen genau darauf abgestimmt werden können. Außerdem wird die Evaluation der Maßnahmen einfacher, da direktes Feedback aus der Belegschaft in den Expertenrat getragen wird.

Der zweite große Vorteil ist die Einbindung von Führungskräften und Mitarbeitervertreter. Dies hat zu Folge, dass die Führungskräfte dahinterstehen, Mitarbeitende sogar antreiben und selbst mehr auf ihre Gesundheit achten werden.

Zu einem Gesundheitszirkel sollten folgende Personengruppen eingeladen werden:

  • Gesundheitsmanager, HSE Manager, Fachkraft für Arbeitssicherheit
  • Führungskräfte aller Abteilungen
  • HR Abteilung
  • Mitarbeitervertreter der Abteilungen
  • Betriebsarzt (wenn möglich)
  • Betriebsrat (wenn vorhanden)
Gesundheitszirkel bestehend aus BGM Manager, Arbeitsschutz und Personalabteilung.

4. Ziele definieren

Die Ziele, die Sie für Ihr Unternehmen definieren, sind enorm wichtig. Über allem steht das Ziel, eine langfristige systematische Verhaltensänderung zu erzielen. Die einzelnen Ziele können Sie anhand der Daten festlegen, die Sie in der bisherigen Analyse herausgefunden haben. Sie können aber auch individuelle Ziele festlegen, die Ihnen wichtig sind. Entscheidend ist jedoch, dass Sie verschiedene Stakeholder in die Entscheidung einbinden. Das bedeutet nicht, dass Sie jeden nach seiner Meinung fragen müssen, sondern, dass die Stakeholder ihr Commitment abgeben. Vor allem die Geschäftsleitung muss im Boot sein, damit es unternehmensweit funktioniert.

Zuerst sollten Sie strategische Ziele festlegen, die grundsätzlich wichtig für Ihr Unternehmen sind und bestehende Missstände reduzieren. Diese strategischen Ziele sind eher allgemein formuliert, wie beispielsweise: Fluktuation senken

Sie können verschiedene Zielkriterien als Orientierung nutzen:

  • Fehlzeiten
  • Fluktuation
  • Unfälle
  • Berufskrankheiten
  • Wohlbefinden
  • Motivation
  • Betriebsklima
  • Bindung

Im nächsten Schritt müssen diese strategischen Ziele in operative Ziele umgewandelt werden. Operative Ziele im BGM müssen immer nach dem SMART-Prinzip gestaltet werden. SMART steht für spezifisch, messbar, aktuell, realisierbar und terminiert. Die Mitarbeitenden müssen diese Ziele akzeptieren und sich auch danach richten können. Deshalb macht es Sinn, die Ziele auch klar zu formulieren und allen mitzuteilen.

Ein operatives Ziel könnte also lauten: Die Fluktuationsrate im Unternehmen soll innerhalb der nächsten 3 Jahre von 15% auf 10% gesenkt werden.

5. Prioritäten festlegen

Auch im BGM gilt der Ausspruch des Umsetzungsberaters Winfried Berner: Man kann fast alles ändern, aber nicht alles gleichzeitig.

Deshalb ist es wichtig, schon im BGM Konzept Schwerpunkte oder Prioritäten zu setzen, die nach und nach angegangen werden können. Es macht auch Sinn, sich anzuschauen, ob verschieden Maßnahmen aufeinander aufbauen, um langfristigen Erfolg zu haben. Dabei sollten Sie beachten, welche Themenfelder verpflichtend sind, und diesen Vorrang geben, falls noch nicht umgesetzt. Auch Gesetzesänderungen sollten ad hoc eingebunden werden.

6. Maßnahmen identifizieren  

Wenn es an die BGM Maßnahmen geht, dann sollten Sie die Ziele immer fest im Blick behalten. Die Maßnahmen sollten danach ausgewählt werden, welche Ziele damit erreicht werden und wie viel die Maßnahme wirklich für die Erreichung desselben tut. Beachten Sie auch die Maßnahmen, die im Unternehmen schon bestehen und ergänzen Sie diese sinnvoll.

Grundsätzlich unterscheidet man die Maßnahmen im BGM zwischen präventiven Maßnahmen und reaktiven Maßnahmen.

Präventive Maßnahmen richten sich an gesunde Mitarbeitende, um die Gesundheit und Motivation zu erhalten.

Reaktive Maßnahmen eignen sich für die Mitarbeitenden, die krank oder demotiviert sind, um diesem Zustand entgegenzuwirken.

7. Evaluation durchführen

Wenn die Maßnahmen eingeführt wurden, müssen sie natürlich von den Mitarbeitenden auch genutzt werden. Hierbei gibt es sicherlich Unterschiede in der Teilnahmequote, was aber nicht verwunderlich ist, da manche Maßnahmen auch individuell wichtiger und weniger wichtig sind. Jedoch ist es ausnahmslos wichtig, dass die Maßnahmen kontrolliert/evaluiert werden. Im besten Fall sollten Sie das regelmäßig einplanen und zu einer festen Routine ausbilden. Nur so können Sie überwachen, ob die Maßnahmen auf die Ziele einzahlen und ob sich Maßnahmen auch wirklich lohnen oder ob diese nur Kosten verursachen.

Dafür können Sie, wie in anderen Bereichen auch, sogenannte KPI’s nutzen. Diese KPI’s sind eng mit den Zielen verbunden, die Sie für Ihr Unternehmen festgelegt haben. Wenn wir das Beispiel von oben verwenden, mit dem Ziel die Fluktuation zu senken, nehmen wir natürlich die Fluktuationsquote als KPI und schauen uns den zeitlichen Verlauf dieser Kennzahl an. Wichtig ist jedoch, dass verschiedene Parameter berücksichtigt werden. Wenn ein Ziel sehr langfristig angelegt ist, darf man natürlich nicht gleich aufgeben. Wenn ein Ziel durch saisonale Schwankungen beeinträchtigt wird, muss man diese beachten.  

Digitales betriebliches Gesundheitsmanagement

Denken wir ein paar Jahre zurück, was der Gesundheitstag wohl das beliebteste Gesundheitsinstrument in vielen Firmen. Dieser wurde jedoch immer weniger besucht und spätestens seit Corona hat sich das komplett gewandelt. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wollen ihre Gesundheit ständig im Blick haben, im Büro und im Home Office. Deshalb wird digitales BGM immer wichtiger.

Viele BGM-Anbieter bieten hierbei eine Gesundheits-App, welche über Sport, Ernährung und viele andere Themen rund um Gesundheit informiert. Der Vorteil ist ein breites Wissen und die Zugänglichkeit von überall. Der Nachteil ist ein Überangebot an nicht relevanten Inhalten und teilweise eine zu geringe Personalisierung.

Andere Anbieter bieten beispielsweise SaaS-Lösungen für mentale Gesundheit, Coachings oder Therapien. Für die psychische Verfassung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherlich ein sehr hilfreiches Mittel.

Ganz neu kommt auch schon KI zum Einsatz. Einige wenige Anbieter haben es geschafft, mit Hilfe von KI, Produkte zu entwickeln, die auf jeden Mitarbeitenden persönlich eingehen und ganz individuell zur Verbesserung des Wohlbefindens beitragen

KI Assistent misst Ergonomie

Dies bietet Ihnen den Vorteil, dass mehr Mitarbeitende an den BGM Maßnahmen teilnehmen. Einerseits weil sie die Lösung sowohl im Büro als auch im Home Office nutzen können. Andererseits weil eine digitale Lösung mit KI zu einer individuellen Verhaltensänderung führt. Im besten Fall brauchen die Mitarbeitenden die Maßnahmen nach einigen Monaten gar nicht mehr.

Was kostet BGM und welche Förderungen gibt es?

Zum Abschluss gibt es noch eine wichtige Frage zu klären: Wie kann möglichst viel angeboten werden, zu einem geringen Preis. Diese Frage ist jedoch nicht so einfach zu beantworten wie gedacht. Die meisten haben schonmal davon gehört, dass BGM von Krankenkassen bezahlt wird, oder dass es ein steuerfreies BGM Budget von 600€ gibt. Das stimmt teilweise, aber eben nur teilweise.

Grundsätzlich kann man BGM mit jedem Budget verfolgen. Geben Sie hier also nicht gleich auf, wenn das Budget nicht so hoch sein sollte. Wichtig ist, dass viele Dinge intern gemacht werden können und somit nur die Personalkosten dafür anfallen. Für externe Lösungen muss natürlich etwas Budget locker gemacht werden. Jedoch gibt es hier eben auch Lösungen von günstig bis teuer. Bei großen Firmen kann der Blumenstrauß an Maßnahmen schnell sechsstellige Beträge verschlingen. Bei kleineren Unternehmen sollten Sie mit ca. 10.000€ rechnen.

Die Gesundheit ist jedoch nicht nur für Unternehmen und deren Mitarbeitende wichtig, sondern ganz allgemein auch für die Wirtschaftsleistung und die Ausgaben Deutschlands. Deshalb ist auch der deutsche Gesetzgeber darauf bedacht, dieses Thema weiter zu fördern. Gesetzliche Krankenkassen sind beispielsweise dazu verpflichtet, einen fixen Betrag (mindestens 3,15€) pro Versicherten im Jahr für betriebliche Gesundheitsförderung zu investieren. Diese Pflicht ist im Präventionsgesetz (PrävG §20 SGB V) festgehalten. Weitere Informationen dazu bekommen Sie von Ihrer Krankenkasse.

Doch auch der Gesetzgeber selbst investiert in die Gesundheit der Bevölkerung. Beispielsweise können Unternehmen für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin bis zu 600€ pro Jahr steuerfrei für BGM Maßnahmen, die den Anforderungen der §§20 und 20b SGB V genügen, auszahlen. Darunter fallen Leistungen wie individuelle verhaltensbezogene Prävention, Präventionskurse des Arbeitsgeber (soweit bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind) und andere Leistungen. Genau Details erfahren Sie bei Ihrem Steuerberater oder Ihrem Rechtsbeistand.

Schlusswort

BGM ist ein sehr wichtiges Thema und wird in Zukunft immer wichtiger. Es unterstützt Unternehmen nicht nur im Bereich der Mitarbeitergesundheit, sondern dient gleichzeitig der Motivation und der Bindung von Mitarbeitenden. Somit bieten Unternehmen einen Mehrwert, der ihnen einen Wettbewerbsvorteil im Arbeitsmarkt verschafft.

Sicherlich steht hinter einem gelungenen BGM auch viel Aufwand in Investition, jedoch ist das eine Investition in die Gegenwart und die Zukunft des Unternehmens.

Arbeitsschutz und Eingliederungsmanagement sind verpflichtende Baustein, wohingegen Gesundheitsförderung freiwillig ist. Das bedeutet aber nicht, dass einer dieser Säulen weniger wichtig wäre als die anderen. Eine gute Mischung macht den Erfolg aus.

Dafür bieten sich besonders digitale Lösungen an, im besten Fall sogar schon KI gestützte Lösungen. Diese sind flexibler, was Zeit und Ort angeht, und individueller auf die Bedürfnisse des einzelnen ausgerichtet. 

Durch Förderungen von Krankenkassen und Staat lässt sich BGM sogar relativ kostengünstig umsetzen. Aber wie gesagt, die Investitionen die Unternehmen hier tätigen, sind wichtige Investitionen mit hohem return on invest. BGM ist heutzutage also kein „nice to have“ mehr, sondern ein „must have“ für eine bessere Zukunft.

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