BGM Budget: So planen Sie Praxiskonzepte ohne Überforderung

Gesunde Mitarbeitende kosten Geld – kranke ein Vermögen. Darum braucht jedes Unternehmen, ob Start-up oder Mittelstand, ein durchdachtes BGM-Budget. Ein betriebliches Gesundheits­management ohne feste Mittel gleicht einer Reise ohne Benzin: Die Richtung mag stimmen, vorankommen werden Sie trotzdem nicht. Genau deshalb empfiehlt BGM-Experte Oliver Walle in seinem viel beachteten Vortrag bei der Expertenrunde 6, das Thema „Budget“ ganz an den Anfang jeder Gesundheits­strategie zu stellen. Denn nur wenn die Finanzierung geklärt ist, lassen sich Maßnahmen planen, Ziele setzen und Erfolge belegen – für HR-Teams genauso wie für Vorstand und Betriebsrat.

Den sehr eindrucksvollen Vortrag von Oliver Walle bei unserer Expertenrunde über BGM-Budget und BGM-Strategie, haben wir zum Anlasse genommen haben, das Thema einmal aufzugreifen und einen informative Artikel zu kreieren.

Warum über BGM-Budget reden?

In einem aktuellen Fachgespräch erklärt BGM-Berater Oliver Walle, dass Gesundheitsprogramme in Krisenzeiten „kein Luxus, sondern überlebens­wichtig“ sind. Vor allem Fehlzeiten, Fluktuation und Motivation entscheiden heute über den Unternehmenserfolg.

Doch nur wenige Projekte scheitern, weil Ideen fehlen – sie scheitern, weil kein klares Budget hinterlegt ist oder weil das Geld im Jahres­verlauf verpufft. Ein realistischer Finanz­rahmen sorgt dafür, dass Maßnahmen planbar, messbar und – ganz wichtig – für alle sichtbar werden.

Langes Sitzen, steigende Stress­level, Fachkräfte, die sich den Arbeitgeber aussuchen können – all das treibt heute die realen Kosten der Unternehmen. Krankheits­bedingte Fehlzeiten liegen nach Zahlen der DAK bei gut 19 Tagen pro Kopf. Jede Reduktion um auch nur einen Tag spart unmittelbar Lohnfort­zahlung und sorgt mittelbar für höhere Produktivität.

Walle fasst das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Vortrag so zusammen:

„Fragen Sie sich immer zweifach: Welchen Gesundheits-Outcome erzeugen wir – und welche ökonomischen Effekte hat das auf die Organisation?“

Eine Kennzahl, die inzwischen zum Klassiker geworden ist: ROI 1 : 2,7 (laut iga-Report 40). 

Das bedeutet: Aus einem investierten Euro werden durchschnittlich 2,70 Euro Nutzen – vor allem durch weniger Ausfalltage, geringere Fluktuation und ein motivierteres Team. Und selbst wenn einzelne Studien ein negativeres Bild zeichnen, belegen deutsche Projektdaten zuverlässig einen Faktor 2 bis 3.

Rechnen ohne Taschen­rechner: der „Return on Prevention“

Die Deutsche Gesetzliche Unfall­versicherung hat in einer internationalen Untersuchung gezeigt, dass jeder in Prävention investierte Euro im Schnitt mehr als zwei Euro Nutzen bringt.

Was heißt das praktisch? Wenn Ihr BGM-Programm 50 000 € kostet, dürfen Sie vereinfacht mit gut 100 000 € Gegenwert rechnen – etwa durch weniger Lohn­fortzahlung, geringere Wechsel­bereitschaft, höhere Performance. Es geht nicht um Cent-genaue Nachweise, sondern um das Signal: Gesundheit spart Geld.

So bringen Sie BGM-Maßnahmen und BGM Budget in Einklang (ROI)

Statt sich in endlosen Excel-Tabellen zu verlieren, beginnen erfolgreiche HR- bzw. BGM-Teams mit drei Leitfragen:

1. Was ist unser drängendstes Gesundheits­thema?
   Beispiele: Rücken? Stress? Psychische Gesundheit? Mitarbeiterzufriedenheit? falsche Belastungen in der Produktion?
2. Welche Zielgruppe der Belegschaft ist am stärksten betroffen?
   Beispiele: Büroteam, Schicht­arbeiter:innen, Mitarbeiter:innen der Produktion, Führungskräfte?
3. Wie machen wir Erfolg sichtbar? 
   Beispiele: Weniger Krank­meldungen, mehr Teilnahme an BGM Maßnahmen, besseres Klima?

Diese Fragen helfen, den Möglichkeits­raum zu verkleinern – und das Budget dorthin zu lenken, wo es Wirkung zeigt.

Leitfaden: So leiten Sie das Budget und die Kosten für die Maßnahmen im Betrieblichen Gesundheitsmanagement ab

Schritt 1 – Analyse und Problem bestimmen

Statt erst Geld in die Hand zu nehmen und danach nach Effekten zu suchen, drehen erfolgreiche Unternehmen den Spieß um: Sie definieren ein drängendes Thema – zum Beispiel „Rücken­beschwerden im Lager“ oder „mentale Gesundheit“ – und leiten daraus ihr Budget ab. Wenn Sie nicht wissen, was das wichtigste Thema in Ihrem Unternehmen ist, eignen sich zum Beispiel kurze Online­befragungen, Gesprächsrunden oder Auswertung der Krankenkassen­berichte.

Schritt 2 – Wie viel Budget ist realistisch?

In der Praxis haben sich zwei grobe Richtwerte für das BGM-Budget pro Mitarbeitendem und Jahr bewährt:

• 60 bis 150 Euro, wenn Sie mit gezielten Maßnahmen Ihre Attraktivität als Arbeitgeber steigern möchten – zum Beispiel im Wettbewerb um Fachkräfte.
• 200 bis 350 Euro, wenn Sie ernsthafte Gesundheitsprobleme im Unternehmen angehen müssen – etwa einen hohen Krankenstand oder zunehmende Erschöpfung im Team.

Mit diesen Beträgen lassen sich bereits wirkungsvolle Programme umsetzen. Gleichzeitig bleiben Sie damit unter dem steuerfreien Freibetrag von 600 € pro Jahr (§ 3 Nr. 34 EStG), den Sie als Unternehmen für Maßnahmen zur Gesundheitsförderung geltend machen können.

Schritt 3 – Das Budget über den gesamten Ablauf verteilen

Teilen Sie Ihr gesamtes Budget sinnvoll auf drei Phasen auf.

Phase 1: Rund ein Sechstel fließt zunächst in die Vorbereitung. Eine kurze Online-Umfrage, die gesetzliche Gefährdungs­beurteilung und einen Workshop, in dem Sie klare Ziele festlegen.

Phase 2: Der größte Teil – etwa 70 Prozent – gehört in die eigentliche Umsetzung. Zum Beispiel in ein digitales Tool wie Isa, Rücken- oder Stresskurse, schnelle Ergonomie-Checks direkt am Arbeitsplatz und kleine Bewegungsaktionen, die das Team in Schwung bringen.

Phase 3: Die letzten 15 Prozent brauchen Sie für die Auswertung. Hier genügen drei leicht verständliche Kennzahlen – Krankenstand, Nutzungsrate der Angebote und ein kurzer Stimmungswert aus der Mannschaft. So entsteht ein einfacher Kreislauf: erst prüfen, dann handeln, anschließend messen und bei Bedarf nachjustieren.

Schritt 4: Umsetzung der Maßnahmen

Zielgruppen­ausgerichtetes BGM ist der Schlüssel. Hier ist ein Beispiel wie ein erfolgreiches BGM in Unternehmen aussehen könnte: 

• Bildschirm­arbeiter:innen erhalten z. B. digitale Bewegungs­impulse und Augen­trainings.
• Lager­teams bekommen Werkstatt­kurse zu hebe- und trage­gerechtem Arbeiten.
• Führungskräfte lernen in Kurzseminaren, wie sie Stress im Team erkennen.

Typische Posten: Kosten für die Zusammenarbeit mit externen Anbieter, Plattform Lizenzen, Inhouse-Workshops, Coaches, Trainer, Tagesevents und Gesundheitstage.

Schritt 5: Evaluation & Fein­justierung

Sobald die Maßnahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung laufen, sollte ein übersichtliches Dashboard die wichtigsten Kennzahlen abbilden – etwa die Teilnahme am Rückenkurs, gemeldete Muskel-Skelett-Beschwerden, ein Zufriedenheitswert aus einer Kurzbefragung und, ganz zentral, der aktuelle ROI im BGM. So sehen Sie auf einen Blick, welche Programme echten Nutzen stiften und wo noch externe Kosten durch Fehlzeiten entstehen.

Nach rund zwölf Monaten zieht das BGM-Team Bilanz: Erfolgreiche Angebote werden ausgebaut, weniger wirksame oder zu teure Bausteine durch günstige Maßnahmen ersetzt. Auf diese Weise bleibt das Budget in Bewegung – ein kontinuierlicher Kreislauf statt einer einmaligen Großinvestition.

Fünf praxis­nahe Tipps für eine schlanke Budget­planung 

1. Pilotieren statt gleich alles ausrollen
   Testen Sie neue Maßnahmen erst in einer Abteilung, messen Sie Feedback, justieren Sie – dann rollen Sie großflächig aus.
2. Kombinieren Sie Low-Cost mit Leucht­turmprojekten
   Ein kostenloser Schritt-Challenge erhöht Sichtbarkeit, während ein gezielter Rücken­kurs echte Tiefen­wirkung entwickelt.
3. Nutzen Sie Krankenkassen-Zuschüsse
   Viele gesetzlichen Kassen fördern § 20-Programme oder stellen Referent:innen – das spart bares Geld und erhöht den return on investment (ROI).
4. Binden Sie den Betriebsrat und Führungskräfte früh ein
   Dadurch vermeiden Sie Skepsis, schaffen Verbindlichkeit und erhöhen die Teilnahme­quote.
5. Machen Sie Kommunikation zur Priorität 
   Ein Budget ist nur dann sinnvoll, wenn alle wissen, dass es existiert und wie sie es nutzen können – interne Newsletter, kurze Videos, Bereichs­leiter-Briefings wirken Wunder.

Beispiele, die sofort funktionieren

• „Move & Meet“-Format: Die wöchentliche Team­besprechung findet 15 Minuten als Steh- oder Spaziergang-Meeting statt. Kostet nichts, aber bewegt alle.
• Ergonomie-Speed-Check: Eine Fachkraft geht einmal durchs Büro oder Lager, justiert Stühle, Monitor-Höhen, erklärt das richtige Heben. Dafür reichen oft zwei halbe Tage Budget.
• Pausenraum-Upgrade: Ein Wasserspender, zwei Stehtische, ein paar Gummi­bänder – kleine Investition, großer Effekt auf Bewegungs­kultur.

Fazit: Ein BGM-Budget muss nicht groß sein – aber gezielt

Ob Sie 150 € oder 500 € pro Kopf zur Verfügung haben: Entscheidend ist, klare Gesundheits­ziele, eine passgenaue Auswahl an BGM-Maßnahmen und eine verständliche Erfolgskontrolle zu haben. Wer sein Budget als Kreislauf aus Analyse, Umsetzung und Evaluation denkt, braucht keine Angst vor ROI-Formeln zu haben. Die Praxis zeigt: Schon kleine Schritte senken Fehlzeiten, erhöhen Motivation und zahlen sich für Unternehmen doppelt aus.

Kurzformel für den Alltag:
Problem erkennen → passende Maßnahme finanzieren → Wirkung messen → nachsteuern.

So wird das BGM-Budget vom Excel-Posten zum spürbaren Wettbewerbsvorteil – für HR, BGM-Teams und das ganze Unternehmen.