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Umgang mit Kürzungen des Gesundheitsbudgets: BGM in der Krise

Juli 12, 2024

In wirtschaftlich unsicheren Zeiten, die die Budgets vieler Unternehmen belasten, stehen auch wichtige Bereiche wie das betriebliche Gesundheitsmanagement (BGM) vor großen Herausforderungen. Die Notwendigkeit, Gelder einzusparen, führt häufig dazu, dass Präventions- und Gesundheitsmaßnahmen gekürzt werden. Unsere Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit Gesundheitsverantwortlichen zeigen jedoch, dass es trotz schwieriger Umstände möglich ist, wirksame und attraktive Angebote für Mitarbeitende zu schaffen. In diesem Artikel teilen wir unsere Erkenntnisse und geben Tipps, wie du auch bei knappen Budgets Gesundheitsförderung im Unternehmen anbieten kannst.

Die Bedeutung des betrieblichen Gesundheitsmanagements in Krisenzeiten

Das BGM fördert die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeitenden, was zu höherer Motivation, Produktivität und weniger Krankheitsausfällen führt. Ein gut durchdachtes BGM kann langfristig Krankheitskosten senken und die Mitarbeiterfluktuation verringern, was wiederum Rekrutierungs- und Ausbildungskosten minimiert. Neben erhöhter Arbeitszufriedenheit und Lebensqualität für die Beschäftigten trägt das BGM wesentlich zur Reduzierung der Personalkosten bei.

BGM ist betriebswirtschaftlich Relevant

Personalkosten belaufen sich laut Gründerlexikon im Schnitt auf etwa 30 % bis 40 % der Gesamtkosten eines Unternehmens und können in reinen Dienstleistungsunternehmen sogar 90 % betragen. Obwohl viele Aspekte der Personalkosten, wie beispielsweise Weiterbildungs- oder Lohnnebenkosten, nicht durch Maßnahmen des Gesundheitsmanagements gesenkt werden können, gibt es dennoch zahlreiche Bereiche, die positiv beeinflusst werden können. Dazu zählen maßgeblich die Kosten für Ausfallzeiten sowie Kosten im Zusammenhang mit der Fluktuationsquote.

Es entstehen hohe Krankheitskosten durch Absentismus und Präsentismus

Der Krankenstand hat sich in den vergangenen Jahren regelmäßig erhöht und liegt derzeit bei knapp 7 %, wodurch auch die Kosten für Ausfalltage enorm gestiegen sind. Wie hoch solche Kosten sein können, verdeutlicht ein Artikel von Personalwirtschaft. Darin wird beispielhaft das Szenario vorgerechnet, was allein ein Burnout-Fall das Unternehmen kostet. Spoiler: Bei 6 Monaten Abwesenheit und einem Jahresgehalt von 120.000 € betragen die Kosten bereits 133.000 €. An dieser Stelle möchten wir erwähnen, dass der Krankenstand und meist auch die Krankenkosten nur Fälle von Absentismus, also das Fernbleiben der Arbeit aufgrund von Krankheit, beinhaltet. Nicht jeder, der krank ist, bleibt aber gleich zu Hause. Ein Großteil arbeitet mit verminderter Produktivität weiter. Es wird angenommen, dass die Fälle von Präsentismus, also das Arbeiten trotz Krankheit, genauso häufig vorkommen wie Absentismus.

Gesundheitsförderung kann Krankheitskosten langfristig deutlich senken

Wie der iga.Report28 bereits im Jahr 2015 gezeigt hat, können Unternehmen alleine durch Angebote im Rahmen der betrieblichen Gesundheitsförderung bis zu 25 % der Ausfallkosten im Unternehmen senken. Da Kosteneinsparungen allein wenig über die Rentabilität von Gesundheitsförderung aussagen, wurde diese in Relation zu den Ausgaben betrachtet. Hierbei hat sich für Unternehmen ein positiver ROI von 1 €: 2,7 € ergeben. In anderen Worten konnten die untersuchten Unternehmen im Schnitt mit jedem investierten Euro das 2,7-Fache an Kosten einsparen. Das allein sollte für das Management schon Grund genug sein, Präventionsmaßnahmen auch in finanziell schwierigen Zeiten aufrechtzuerhalten.

Einsparungen durch reduzierte Fluktuation

Neben Krankheitskosten ergeben sich durch das betriebliche Gesundheitsmanagement zudem Einsparungspotenziale im Bereich der Stellenbesetzung. Kosten für die Neubesetzung offener Stellen werden vom Management häufig unterschätzt, können aber, je nach Stelle, das Ein- bis Dreifache Jahresgehalt der zu besetzenden Stelle betragen. Angefangen bei den Opportunitätskosten durch entgangene Wertschöpfung, welche eine Stelle bis zur Besetzung verursacht, kommen noch Kosten für Stellenanzeigen und die Durchführung von Vorstellungsgesprächen und ggf. Assessmentcentern hinzu. Auch nachdem eine Stelle besetzt wurde, entstehen weitere Kosten, da das Einlernen eines neuen Mitarbeiters die Produktivität der Kollegen senkt, die daran beteiligt sind, und die volle Produktivität der neu besetzten Stelle meist erst nach drei bis sechs Monaten erreicht wird.

Durch das Bereitstellen attraktiver Gesundheitsangebote kann das betriebliche Gesundheitsmanagement die Entstehung dieser Kosten vermeiden. Zum einen können Mitarbeiterbindung und Arbeitszufriedenheit gestärkt und sich positiv auf eine geringere Fluktuationsquote auswirken. Zum anderen führt eine erhöhte Arbeitgeberattraktivität zu geringeren Kosten im Personalmarketing.

Strategien zur Bewältigung von Budgetkürzungen

Lege den Fokus auf Messbarkeit, Daten und Analysen

In Krisenzeiten ist es essenziell, sich auf nachhaltige und messbare Maßnahmen zu konzentrieren. Dies beginnt mit datengetriebenen Entscheidungen. Fehlzeiten oder Daten aus Mitarbeiterbefragungen sollten genutzt werden, um die größten Problembereiche und Potenziale im Hinblick auf Kostensenkungen im Unternehmen zu identifizieren. Zudem muss in Zeiten knapper Budgets klar sein, welche Gesundheitsprogramme den größten Einfluss auf die Mitarbeitergesundheit und -zufriedenheit haben. Priorisierung spielt eine entscheidende Rolle, denn mit hoher Wahrscheinlichkeit wirst du Abstriche in gewissen Bereichen machen müssen. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse jeder Maßnahme ist also unerlässlich. Indem die Kosten von Präventionsprogrammen den (potenziellen) Einsparungen gegenübergestellt werden, können fundierte Entscheidungen getroffen werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt sind Pilotprojekte. Kleine, skalierbare Projekte ermöglichen es, die Effektivität neuer Maßnahmen zu testen, bevor sie umfassend eingeführt werden. Pilotprojekte, welche zu guten Ergebnissen geführt haben, können erweitert und ggf. auf das gesamte Unternehmen angewendet werden, was das Risiko minimiert und die Wirksamkeit eurer Gesundheitsangebote sicherstellt. Bei Deep Care bieten wir unseren Kunden seit jeher die Möglichkeit, unser Angebot für vier Wochen gegen eine kleine Aufwandspauschale zu testen. Der Grund dafür ist im Wesentlichen derselbe: Da wir einen gänzlich neuen Ansatz entwickelt haben, müssen wir das Risiko für die Gesundheitsverantwortlichen senken. Das machen wir durch mittlerweile standardisierte Pilotprojekte, die mittels Fragebögen maximalen Aufschluss über Ablauf, Reichweite und Wirksamkeit unseres Angebotes ermöglichen.

Zum Thema: Praxisbeispiel einer gelungenen Pilotierung – Integration eines digitalen Gesundheitsangebotes bei E.ON

Auch wenn sich eine Maßnahme bereits im Pilotprojekt bewährt hat, solltest du weiterhin deren Effektivität überprüfen. Hierfür sollten vorab und gemäß dem Zweck, den die Maßnahme in der Gesundheitsstrategie erfüllen, entsprechende KPI’s festgelegt werden. Das erlaubt dir ein kontinuierliches Monitoring der Maßnahmen z.B. durch regelmäßiges Feedback oder der Analyse von Krankheitsdaten. Nur durch ständige Überprüfung und Anpassung können die Strategien optimal weiterentwickelt, verbessert und begründet werden. Anonyme Mitarbeiterbefragungen, die Auswertung dieser Daten sowie fortlaufendes Reporting sind daher fester Bestandteil unseres Gesundheitsangebots. Für Letzteres haben wir sogar ein Unternehmensdashboard eingerichtet, wodurch unsere Ansprechpartner zu jeder Zeit Zugang zur aktuellen Wirksamkeitsauswertung des Angebotes haben. Das Monitoring ist deshalb so wichtig, weil du dadurch Maßnahmen vergleichen und priorisieren kannst. Zudem bildet es die Grundlage, um Erfolge aufzuzeigen, wodurch du Ausgaben auch in Zeiten eines knappen BGM-Budgets rechtfertigen kannst, sodass eure Angebote weiterlaufen können.

Zum Thema: So läuft die Zusammenarbeit mit Deep Care ab – Betriebliche Prävention mit Isa

Sorgt für eine nachweisbare Wirksamkeit eurer Maßnahmen

Die Förderung der nachweisbaren Wirksamkeit von BGM-Maßnahmen ist unerlässlich. Wie bereits erwähnt, gehören dazu die Festlegung klarer KPIs und Metriken. Zudem sollte für jede Maßnahme messbare Ziele definiert werden, die regelmäßig überprüft und analysiert werden. Ein Projekt, welches die Ziele erfüllt oder übertroffen hat, sollte unbedingt in eine Erfolgsgeschichte verwandelt werden. Auch wenn die Aufbereitung dieser etwas Zeit in Anspruch nimmt, wird es sich lohnen. Denn eine gute Erfolgsstory motiviert nicht nur dich und dein Team, sondern verwandelt emotionslose Daten in etwas Bedeutungsvolles. Die Dokumentation und Kommunikation erfolgreicher Maßnahmen verdeutlichen deren positive Auswirkungen aber nicht nur intern, sondern auch extern. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Arbeitgeberattraktivität aus und kann Branchenkollegen inspirieren. Fallstudien können dabei helfen, die Wirksamkeit zu veranschaulichen und das Management von der Notwendigkeit und dem Nutzen der Maßnahmen zu überzeugen.

Langzeitstudien zur Ermittlung nachhaltiger Effekte bieten wertvolle Erkenntnisse, die zur kontinuierlichen Verbesserung des BGM beitragen können. Diese Studien zeigen nicht nur kurzfristige Erfolge, sondern auch langfristige positive Auswirkungen auf die Gesundheit und Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Externe Fördermittel und Unterstützung durch Krankenkassen
Externe Fördermittel nutzen

Unternehmen können auch externe Fördermittel in Anspruch nehmen, um das BGM zu finanzieren. Dazu gehören staatliche Förderprogramme, EU-Fördermittel, regionale Förderprogramme oder Zuschüsse von Verbänden und Organisationen. Diese Fördermittel können dazu beitragen, die finanzielle Belastung für das Unternehmen zu reduzieren und den Zugang zu zusätzlichen Ressourcen zu ermöglichen. Es lohnt sich, nach verfügbaren Fördermitteln zu suchen und deren Anforderungen zu prüfen, um sicherzustellen, dass die geplanten BGM-Maßnahmen förderfähig sind. Durch die Nutzung solcher Förderprogramme können Unternehmen ihre Gesundheitsförderungsmaßnahmen aufrechterhalten und erweitern, selbst wenn interne Budgets gekürzt werden müssen.

Unterstützung durch Krankenkassen

Die Zusammenarbeit mit Krankenkassen ist eine weitere Schlüsselstrategie zur Bewältigung von Budgetkürzungen. Diese übernehmen in Abhängigkeit der Projektgröße meist einen Großteil der Kosten und tragen kleinere Projekte sogar vollständig. Habt ihr bereits einen Ansprechpartner, solltest du dich bei diesem über Unterstützungsmöglichkeiten und BGF-Programme informieren, die zu eurem Bedarf passen. Wenn ihr noch keinen Ansprechpartner habt, kannst du über die BGF Koordinierungsstelle Kontakt aufnehmen. Auch wenn du bereits die Zusammenarbeit mit einem konkreten BGF-Dienstleister anstrebst, lohnt es sich, bei diesem anzufragen, ob eine Kooperation mit Krankenkassen möglich ist. Wir bei Deep Care haben bereits Kooperationen mit sieben Kassen aus GKV, PKV und BKK. Diese machen bereits einen beträchtlichen Teil unserer Projekte aus und können in Zukunft sogar das direkte Kundengeschäft überholen. In Krisenzeiten haben Krankenkassen deshalb eine so besondere Rolle, weil sie dazu verpflichtet sind, ein gewisses Budget für die betriebliche Gesundheitsförderung auszugeben. Dieses Budget ändert sich nicht durch die konjunkturelle Lage und stellt dadurch sicher, dass auch wenn Unternehmen keine Ausgaben für die Unternehmensgesundheit tätigen können oder wollen, dennoch Präventionsprojekte umgesetzt werden können.

Zusammengefasst …

In Krisenzeiten mag es notwendig erscheinen, das Budget für das betriebliche Gesundheitsmanagement zu kürzen. Unsere Erfahrungen zeigen jedoch, dass es durchaus möglich ist, auch in finanziell herausfordernden Zeiten ein attraktives und wirksames Gesundheitsangebot bereitzustellen. Indem ihr euch auf die wichtigsten Maßnahmen konzentriert, die Effektivität eurer Gesundheitsangebote regelmäßig überprüft und dabei Daten nutzt, könnt ihr die besten Entscheidungen treffen und langfristig positive Effekte erzielen. Zudem gibt es zahlreiche externe Unterstützungsangebote, die du in Anspruch nehmen kannst, um dein Budget zu entlasten. Es gibt also genug Strategien, auch in Krisenzeiten dafür zu sorgen, dass das BGM nicht auf der Strecke bleibt.

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