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Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) – Das ist zu beachten

Juli 12, 2024
Zwei Mitarbeiterinnen führen ein BEM Gespräch

Definition von BEM

Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) ist ein systematischer und strukturierter Prozess, der darauf abzielt, Mitarbeiter nach längerer Krankheit oder bei gesundheitlichen Beeinträchtigungen wieder in den Arbeitsprozess zu integrieren. Ziel ist es, die Arbeitsfähigkeit der Betroffenen zu erhalten oder wiederherzustellen und deren Beschäftigung langfristig zu sichern.

Wann muss man ein BEM anbieten?

Gesetzliche Grundlage des betrieblichen Eingliederungsmanagement

Die rechtliche Basis für das BEM ist im § 167 Abs. 2 SGB IX (Sozialgesetzbuch Neuntes Buch) verankert:

„Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung und den betroffenen Personen die Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden werden kann, mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann.“

Ein BEM-Verfahren muss den Mitarbeitenden angeboten werden, wenn sie in den letzten zwölf Monaten entweder länger als sechs Wochen am Stück oder mehrfach arbeitsunfähig waren. Darüber hinaus können Mitarbeitenden ein BEM-Verfahren auch dann anfordern, wenn sie aufgrund von Krankheit gefährdet sind, selbst bevor die sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit erreicht sind.

Ziele des BEMs

  • Förderung der Gesundheit: Ein zentrales Ziel des BEM ist die langfristige Erhaltung und Förderung der Gesundheit der Mitarbeitenden. Durch gezielte Maßnahmen soll die Gesundheit der Betroffenen stabilisiert und gestärkt werden.
  • Vermeidung von Arbeitsunfähigkeit: Durch frühzeitige und präventive Maßnahmen soll erneuten Krankheitsausfällen vorgebeugt werden. Dies hilft nicht nur den Beschäftigten, sondern auch dem Unternehmen, da es die Produktivität erhält.
  • Erhalt des Arbeitsplatzes: Ein wesentliches Ziel beim BEM ist die Sicherung des Arbeitsplatzes für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Durch individuelle Anpassungen und Unterstützung soll verhindert werden, dass diese aufgrund gesundheitlicher Einschränkungen ihren Job verlieren.
  • Reduzierung von Kosten: Krankheitsbedingte Ausfälle verursachen erhebliche Kosten für Unternehmen. BEM hilft, diese Kosten zu reduzieren, indem es Ausfallzeiten minimiert und die Produktivität steigert.
  • Reduzierung der betrieblich beeinflussbaren Gesundheitsgefahren: Durch Identifikation und Beseitigung von Gesundheitsrisiken im Betrieb sollen gesundheitliche Beeinträchtigungen, die durch die Arbeit verursacht werden, verringert werden, zum Beispiel durch die Sicherstellung der Arbeitssicherheit.

Der Ablauf des BEM-Prozesses

1. Einleitung des Verfahrens

Das BEM-Verfahren wird eingeleitet, sobald ein Mitarbeiter innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig war. Der Arbeitgeber muss den betroffenen Mitarbeitenden schriftlich einladen und über die Ziele des BEM aufklären.

2. Einladungsschreiben

Das Einladungsschreiben informiert den Mitarbeiter über die Gründe und Ziele des BEM sowie über die Freiwilligkeit der Teilnahme und den Datenschutz. Es enthält eine Aufforderung, an einem Gespräch teilzunehmen, obwohl es für den Arbeitnehmenden keine Pflicht ist daran teilzunehmen.

3. Das BEM-Gespräch

Das BEM-Gespräch dient der Analyse der aktuellen Arbeitssituation und der gesundheitlichen Einschränkungen des Mitarbeiters. Themen des Gesprächs können z.B. sein:

  • Ursachen der Arbeitsunfähigkeit
  • Möglichkeiten der Anpassung des Arbeitsplatzes
  • Potenzielle Unterstützungsmaßnahmen Seiten des Unternehmens
  • Maßnahmen zur Förderung der individuellen Gesundheit
  • Besprechung über Reduktion der Arbeitsunfähigkeitszeiten
  • Möglichkeiten für frühzeitige Versetzung in den Ruhestand

4. Folgegespräche (optional)

 Je nach ärztlicher Empfehlung und Verlauf des BEM-Prozesses können weitere Gespräche notwendig sein, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen und ggf. anzupassen.

5. Schlusserklärung

Am Ende des BEM-Prozesses wird eine Schlusserklärung erstellt, die von beiden Seiten unterschrieben wird. Diese Erklärung dokumentiert die besprochenen Maßnahmen und deren Umsetzung.

HINWEIS: Sobald die datenschutzrechtliche Zustimmung des Arbeitnehmers vorliegt und BEM-Gespräche stattfinden, müssen die Gesprächsprotokolle und medizinischen Unterlagen in einer separaten BEM-Akte aufbewahrt werden, die physisch von der Personalakte des Arbeitnehmers getrennt ist. Diese separate BEM-Akte muss spätestens drei Jahre nach Abschluss des BEM vernichtet werden. Lediglich die BEM-Einladung, die datenschutzrechtliche Einwilligung, das Einverständnis zur Durchführung des BEM und die schriftliche Dokumentation des BEM-Ergebnisses dürfen (in Kopie) zur allgemeinen Personalakte hinzugefügt werden.

Mitarbeiterin unterschreibt eine datenschutzrechtliche Einwilligung zum BEM Gespräch

Beteiligte Akteure im betrieblichen Eingliederungsmanagement

1. Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ist gesetzlich verpflichtet, das BEM anzubieten und durchzuführen. Er trägt die Verantwortung für die Organisation und Umsetzung des Prozesses. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass alle notwendigen Maßnahmen getroffen werden, um den Mitarbeiter zu unterstützen.

2. Arbeitnehmer

Die Teilnahme am BEM ist für den Mitarbeiter freiwillig. Er hat das Recht, das Angebot anzunehmen oder abzulehnen. Der Mitarbeiter sollte jedoch aktiv am Prozess teilnehmen und seine Bedürfnisse und Einschränkungen offen kommunizieren.

3. Betriebsrat

Der Betriebsrat spielt eine zentrale Rolle im Betrieblichen Eingliederungsmanagement (BEM) durch seine Mitbestimmung bei der Gestaltung und Umsetzung des Prozesses. Er unterstützt die betroffenen Mitarbeiter, überwacht die Einhaltung von Datenschutz und Freiwilligkeit, und sorgt für Fairness und Transparenz. Zudem sammelt er Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung und kann bei Konflikten vermittelnd eingreifen.

4. Externe Berater und Institutionen

Je nach Bedarf können externe Berater wie Betriebsärzte, Krankenkassen oder Rehabilitationsträger hinzugezogen werden, um den BEM-Prozess zu unterstützen und fachliche Expertise bereitzustellen, dies ist jedoch kein Muss..

WICHTIGER HINWEIS FÜR ARBEITGEBER: In vielen Fällen, in denen gemäß § 167 Abs. 2 Satz 1 SGB IX ein BEM durchzuführen ist, könnte für Arbeitgeber eine krankheitsbedingte Kündigung in Frage kommen.

Die Gute Nachricht für Arbeitgeber: Wenn sie ihrer gesetzlichen Verpflichtung nicht nachkommen und vor einer krankheitsbedingten Kündigung kein BEM durchführen oder dabei Fehler machen, verlieren sie nicht automatisch den Kündigungsschutzprozess. Das Gericht entscheidet in einem solchen Verfahren nicht ohne Weiteres, dass die Kündigung unwirksam ist.

Die schlechte Nachricht für Arbeitgeber: Ohne ein (korrektes) BEM muss das Gericht davon ausgehen, dass es alternative Einsatzmöglichkeiten für den gekündigten Arbeitnehmer gegeben hätte, also ein milderes Mittel als die Kündigung, um den zukünftigen Fehlzeiten entgegenzuwirken. Eine Kündigung ist dann nicht das mildeste Mittel zur Reaktion auf die krankheitsbedingte Vertragsstörung und verstößt ohne vorheriges BEM gegen den Grundsatz des letzten Mittels.

Arbeitgeber können vor Gericht nur dann bestehen, wenn sie das Gericht davon überzeugen können, dass ein korrekt durchgeführtes BEM nutzlos gewesen wäre. Dies erfordert jedoch den Nachweis, entsprechend der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts.

Wer darf die BEM-Gespräche führen?

BEM-Gespräche werden in der Regel von speziell geschulten Personen im Unternehmen geführt. Dies können Mitarbeitende der Personalabteilung, Betriebsärzte, externe BEM-Berater oder eine Fachkraft für Arbeitssicherheit sein. Wichtig ist, dass die Person über ausreichende Kenntnisse im Bereich des Arbeitsrechts, Gesundheitsschutzes und der betrieblichen Wiedereingliederung verfügt. Die meisten Unternehmen profitieren davon einen BEM-Berechtigten offiziell zu ernennen und mit den dazugehörigen Aufgaben zu beauftragen.

Mitarbeiter beim Wiedereingliederungsgespräch

Herausforderungen und Erfolgsfaktoren einer stufenweise Wiedereingliederung

  • Akzeptanz und Kommunikation:
    Eine transparente Kommunikation und die Einbindung aller Beteiligten sind entscheidend für den Erfolg. Alle Akteure müssen über Ziele, Abläufe und Datenschutzrichtlinien informiert sein.
  • Individuelle Anpassung:
    Jeder Fall ist einzigartig und erfordert individuelle Lösungen. Die Maßnahmen müssen an die spezifischen Bedürfnisse des erkrankten Mitarbeiters angepasst werden.
  • Ressourcen und Unterstützung:
    Das Management muss ausreichend Ressourcen und Unterstützung bereitstellen, um den BEM-Prozess effektiv zu gestalten. Dies umfasst sowohl finanzielle Mittel als auch personelle Unterstützung.

Best Practices für ein gelungenes BEM-Verfahren

Erfolgreiche BEM-Konzepte zeigen, dass eine enge Zusammenarbeit aller Beteiligten und flexible Anpassung der Maßnahmen entscheidend sind. Hier sind einige konkrete Beispiele, wie Best Practices umgesetzt werden können:

  1. Interdisziplinäre Zusammenarbeit: Ein erfolgreiches BEM-Konzept beinhaltet oft eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Experten wie Betriebsärzten, Sozialarbeitern oder Rehabilitationsträgern. Diese interdisziplinäre Zusammenarbeit ermöglicht eine umfassende Betreuung des betroffenen Mitarbeiters und eine ganzheitliche Herangehensweise an seine Gesundheitsprobleme.
  2. Individuelle Maßnahmenplanung: Anstatt auf generische Lösungen zurückzugreifen, sollten die BEM-Maßnahmen individuell auf die Bedürfnisse und Fähigkeiten des Mitarbeiters zugeschnitten sein. Dies kann die Anpassung des Arbeitsplatzes, flexible Arbeitszeiten, ergonomische Hilfsmittel oder berufliche Rehabilitationsmaßnahmen umfassen.
  3. Kommunikation und Transparenz: Eine offene und transparente Kommunikation zwischen Arbeitgeber, Mitarbeiter und anderen Beteiligten ist entscheidend für den Erfolg des BEM. Dies beinhaltet regelmäßige Gespräche, klare Informationen über den Prozess und die Einbindung des Mitarbeiters in die Entscheidungsfindung.
  4. Prävention und Gesundheitsförderung: Best Practices legen einen starken Fokus auf die Prävention von Krankheiten und die Förderung der Gesundheit am Arbeitsplatz. Dies kann durch Programme zur Stressbewältigung, Ergonomie-Schulungen, gesunde Ernährung oder sportliche Aktivitäten erreicht werden.
  5. Kontinuierliche Evaluation und Anpassung: Ein erfolgreiches BEM-Konzept beinhaltet eine kontinuierliche Überprüfung der Wirksamkeit der Maßnahmen und eine Anpassung entsprechend der sich ändernden Bedürfnisse des Mitarbeiters. Dies ermöglicht eine langfristige Unterstützung und Sicherung der Arbeitsfähigkeit.

Diese Beispiele zeigen, wie Best Practices im BEM konkret umgesetzt werden können, um die Gesundheit und Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter zu fördern und langfristig zu erhalten.

Fazit: Darum solltest du Eingliederungsmanagement nicht ignorieren

Betriebliches Eingliederungsmanagement ist ein wichtiges und sogar verpflichtendes Instrument, um die Gesundheit und Arbeitsfähigkeit von Mitarbeitenden zu fördern und zu erhalten. Es bietet Vorteile sowohl für die Mitarbeiter als auch für das Unternehmen, indem es die Produktivität steigert und Kosten reduziert.

Die Bedeutung des BEM wird in Zukunft weiter zunehmen, da die Arbeitswelt zunehmend von gesundheitlichen Herausforderungen geprägt ist. Neue Technologien und Ansätze im betrieblichen Gesundheitsmanagement werden das BEM hoffentlich weiterentwickeln und verbessern.

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